SESIÓN N°2

DIAGRAMA DE GANTT

El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de esto, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades.

Se puede elaborar un diagrama de Gantt con una hoja de cálculo de una manera muy sencilla, marcando determinadas celdas para formar la representación de cada tarea. Existen macros que automatizan esta elaboración en MS Excel y Libre/OpenOffice Calc.

Sin embargo, existen herramientas de gestión de proyectos dedicadas a la planificación y seguimiento de tareas que utilizan el diagrama de Gantt como pantalla principal. Se introducen las tareas y sus procesos son capaces de producir una representación de dichas tareas en el tiempo en el formato del gráfico de Gantt. También existen herramientas de licencia libre y software gratis, capaces de llevar a cabo dicho tipo de operación. Se deben valorar, por último, el uso de herramientas que usan una página web y el navegador para realizar el seguimiento de proyectos.

PASOS PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE GANTT:

A la hora de realizar un diagrama de Gantt tendremos que tener en cuenta los siguientes pasos:

• Entender la estructura del proyecto: El realizar el diagrama de Gantt nos ayuda a planificar e implementar cada etapa. Esto es conocemos con todo detalle cada tarea que hay que realizar en cada etapa del proyecto y cómo éstas se relacionan entre sí.
• Recopilar la información: Para planificar cada tarea en la gestión de proyectos es necesario reunir todos aquellos datos sobre los procesos y recursos que son necesarios en cada momento del proyecto. Esta información será el punto de partida a la hora de realizar el diagrama de Gantt.
• Establecer los plazos de cada una de las tareas: A cada actividad le asociaremos un tiempo estimado de realización. Normalmente, en una plantilla del diagrama de Gantt lo indicaremos mediante la longitud de las barras horizontales. Así sabremos de forma visual que etapas llevan más tiempo.
• Planificar bien las tareas: El siguiente paso es programar las tareas y ajustar los plazos de entrega del proyecto, así como ir distribuyendo de forma ordenada y sucesiva las distintas actividades que haya que realizar. Uno de los objetivos del diagrama de Gantt es eliminar tiempos muertos y a cumplir con los plazos.
• Poner toda la información y tareas en un gráfico: Al igual que un puzzle iremos encajando todas las piezas en las distintas barras de tareas con un plazo fijado.
• Evaluación de las tareas del proyecto: Determinaremos qué actividades dependen de otras para ser realizadas. De esta forma veremos a simple vista las tareas que hay que ir elaborando a medida que se avanza con el proyecto.
• Utilización de aplicaciones informáticas: Como señalábamos al principio, aunque se puede realizar en papel, es aconsejable utilizar alguna herramienta digital. Esta nos facilitará incorporar las distintas adaptaciones que irá sufriendo el proyecto a lo largo de su desarrollo.

PLANTILLA DE DIAGRAMA DE GANTT:
Un ejemplo de este tipo de herramientas, lo podemos encontrar en Factufácil. En el amplio catálogo de plantillas encontramos unas la plantilla del diagrama de Gantt. Está elaborada con Excel y nos permitirá gestionar y controlar la ejecución de cualquier proyecto. Sabremos qué tareas hay que realizar, qué subtareas hay en cada una de las actividades a realizar, ver a qué miembro del equipo le corresponde realizarlas, etc.
Además incorpora un dashboard y un calendario de proyectos que facilita el seguimiento de cada proyecto de forma muy visual y práctica. Asimismo, podemos conocer de forma inmediata las tareas que hay pendientes y si se está cumpliendo con las fechas de entrega.